5 QUY TẮC ĐẶT CÂU HỎI TRONG COACHING MÀ BẠN KHÔNG THỂ BỎ QUA
Đặt câu hỏi là kỹ năng vô cùng quan trọng mà mọi chuyên gia khai vấn (coach) hằng ngày đều trau dồi. Đặt ra câu hỏi đúng sẽ giúp người được khai vấn cởi mở trao đổi, các câu hỏi nhạy bén cũng góp phần giúp họ nhìn rõ được vấn đề đang gặp phải. Đây là kỹ năng quan trọng và để phát triển nó cần thời gian và nỗ lực rất nhiều.
Đây là những kinh nghiệm của chúng tôi kết hợp với các kiến thức góp nhặt được trong khía cạnh “Đặt câu hỏi trong khai vấn”. Bạn đã sẵn sàng để khám phá!
Quy tắc 1: Câu hỏi ĐÓNG đôi khi cũng cần thiết
Chắc hẳn bạn thường nghe một lời khuyên rằng “Hãy dùng những câu hỏi mở để gợi mở cho coaching của mình, câu hỏi đóng chỉ làm chúng ta kết thúc câu chuyện một cách chóng vánh mà không thể khai thác được thông tin gì”
Quan điểm của chúng tôi đối với vấn đề này là “đúng một nửa”. Câu hỏi đóng yêu cầu người trả lời đưa ra câu trả lời “có” hoặc “không”. Điều này dễ khiến cuộc trò chuyện trở nên khó xử và đôi khi phiến diện. Nhưng nó lại phát huy hiệu quả trong một số trường hợp sau:
- Khi bạn muốn ai đó đồng ý (hoặc không) về một điều gì đó
- Trường hợp chỉ có 2 sự lựa chọn, chúng ta cần biết rõ coaching lựa chọn điều gì
- Khi chúng ta sử dụng để kiểm tra và làm rõ thông tin.
- Kiểm tra sự hiểu biết của coaching về một sự kiện hoặc các sự kiện
- Phân loại, xác định trọng tâm của thông tin tiếp nhận
Tuy nhiên loại câu hỏi này phải được vận dụng chính xác vào trong tình huống, sử dụng từ ngữ khôn khéo và việc sử dụng cũng phải tiết chế để mang lại hiệu quả tốt nhất. Làm dụng thì sẽ làm cho cuộc trò chuyện nhanh kết thúc đấy nhé! Đó là lý do tại sao chúng tôi lại nói rằng “đúng một nửa”
Quy tắc 2: 5W1H là một chìa khóa quan trọng
Mô hình 5W1H là từ viết tắt của các từ: What – Where – When – Why – Who và How. 5W1H là một chìa khóa quan trọng giúp bạn hiểu rõ hơn về coaching của mình.
WHAT (GÌ) – một cách tiếp cận tuyệt vời để mở ra các cuộc trò chuyện và tạo ra những nét phác thảo đầu tiên về coaching của mình như là: Điều gì đang xảy ra? Điều bạn muốn chia sẻ là gì? Bạn đã đạt được tiến bộ nào?
WHERE (Ở ĐÂU) – giúp coaching bắt đầu xác định không chỉ vị trí của nguyên nhân của vấn đề đang gặp phải mà còn cả các cơ hội để áp dụng các hành vi và kỹ năng mới của họ.
WHO (AI) – giúp coaching tìm ra ai là nguồn động lực của họ, người có sức tác động đến mục tiêu đề ra hay người có thể hỗ trợ họ phát triển các kỹ năng mới, giúp họ hoàn thành mục tiêu nhanh chóng hơn.
WHEN (KHI NÀO) – như “ở đâu”, “khi nào” giúp dự đoán khi nào có thể xuất hiện tác nhân ảnh hưởng đến kế hoạch, khi nào đạt được cam kết đã đề ra,…
HOW (THẾ NÀO) – điều này giúp coaching xem xét các phương pháp tiếp cận để thực hiện các mục tiêu của họ, thể hiện quá trình tư duy. Đồng thời mang lại cho họ và huấn luyện viên sự tự tin về kế hoạch hoặc các khía cạnh cần khám phá thêm.
WHY (TẠI SAO) – Đây là một loại câu hỏi mang lại nhiều thách thức cho coach khi sử dụng. Vì Khi từ ‘tại sao’ được sử dụng trong một câu hỏi, nó thường có thể được hiểu là một thách thức và có khả năng là một thách thức đối với các giá trị và niềm tin cơ bản của ai đó. Đây cũng là một dạng câu hỏi mang tính thăm dò. Vậy nên hãy khôn khéo để không tạo ra tình huống gây ra sự lúng túng cho cả bạn và coaching.
Quy tắc 3: Hiểu rõ loại câu hỏi phù hợp với mục đích
Nắm rõ, áp dụng linh hoạt nhiều loại câu hỏi khác nhau là cách hiệu quả để bạn hiểu rõ coaching của mình từ đó tạo ra được một kế hoạch phù hợp nhất cho họ.
– Thử thách (Challenging): một cách khiến coaching xem xét các cơ hội hay các quan điểm, ý tưởng nằm ngoài suy nghĩ thông thường hoặc ra ngoài vùng an toàn của họ.
Ví dụ: Làm thế nào để bạn biết đây là phương án tiếp cận tốt nhất cần phải xem xét?
– Làm rõ (Clarifying): một cách tiếp cận của các coach để thu thập thông tin nhằm đảm bảo họ hiểu được quan điểm và suy nghĩ của coaching
Ví dụ: Bạn đã thử nó ở đâu chưa?
Bạn đã nhận được phản hồi từ ai?
– Giả thuyết (Hypothetical): được chuyên gia khai vấn sử dụng để khiến coachee suy nghĩ khác đi bằng cách yêu cầu họ sử dụng tư duy trong các ngữ cảnh hoặc tình huống khác nhau.
Ví dụ: Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đang dẫn dắt nhóm, cách tiếp cận của bạn sẽ là gì?
– So sánh (Comparing): giúp coaching suy nghĩ về việc xác định các phương thức hoặc cách tiếp cận khác nhau.
Ví dụ: Trong số các lựa chọn này, bạn nghĩ điều nào là phù hợp nhất?
– Thăm dò (Probing): Khoanh vùng các khu vực tác động hoặc khám phá câu trả lời chi tiết hơn.
Ví dụ: Lý do bạn thực hiện cách tiếp cận đó là gì?
Bạn cảm thấy khó khăn ở phần nào của cuộc trò chuyện?
Quy tắc 4: Ngắn gọn, dễ hiểu
Khi một người tìm đến bạn để hỗ trợ khai vấn, hãy nhớ rằng họ đang rối bời và trong một mớ hỗn độn rồi. Vậy hãy chắc rằng bạn không làm họ mệt mỏi hay rối trí thêm với những câu hỏi dài nhằng hay mớ từ ngữ khó hiểu nhé! Họ không còn tâm trí để phân tích các điều này nữa đâu. Do đó, hãy chắc chắn rằng các câu hỏi của bạn phải thật ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này sẽ giúp họ dễ trải lòng, cởi mở hơn, đồng thời bạn cũng đạt được kết quả mong muốn một cách gọn gàng và nhanh chóng nhất.
Quy tắc 5: Thường xuyên luyện tập để làm chủ kỹ năng
Sự thuần thục xuất phát từ việc luyện tập không ngừng nghỉ.
Đừng ngần ngại xin phản hồi từ đồng nghiệp là một việc cần thiết để bạn đánh giá kỹ năng hiện tại của mình. Từ đó có phương hướng để trau dồi các phần còn thiếu sót hay chưa nắm vững.
Nguồn: Internet
