Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích cách tuyển dụng hợp lý, tránh lãng phí nguồn lực và tạo nên đội ngũ hiệu quả. Đặc biệt, bài viết sẽ liên hệ thực tiễn với 6 Steps – mô hình giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh để thành công. Tuyển dụng nhiều không đồng nghĩa với hiệu quả. Một tổ chức đông người cần có chiến lược rõ ràng để đảm bảo rằng mỗi nhân sự đều đóng góp giá trị. Nếu không, việc tuyển dụng ồ ạt sẽ mang lại các vấn đề sau:

• Khó khăn trong quản lý: Một nhà quản lý hiệu quả thường làm tốt nhất khi giám sát 5-7 người. Khi đội ngũ vượt quá con số này, việc quản lý sẽ trở nên phức tạp hơn, khiến sự quan tâm đến từng nhân viên giảm sút. Điều này có thể dẫn đến mất cân bằng trong giao việc, giải quyết xung đột chậm trễ, hoặc bỏ sót các vấn đề cá nhân.
• Nguồn lực bị phân tán: Mỗi nhân sự mới đều yêu cầu chi phí đáng kể cho tuyển dụng, đào tạo, và vận hành. Với một đội ngũ lớn, các nguồn lực như tài chính, công cụ hỗ trợ và không gian làm việc phải chia sẻ giữa nhiều cá nhân, làm giảm mức độ tập trung và hiệu quả sử dụng.
• Hiệu quả công việc không đạt kỳ vọng: Một đội ngũ đông đảo nhưng thiếu định hướng và vai trò rõ ràng dễ rơi vào tình trạng “nhàn cư vi bất thiện” – tức là mọi người có thể bận rộn nhưng không tạo ra giá trị thực sự. Việc không phân chia nhiệm vụ cụ thể khiến nhân viên chồng chéo công việc hoặc bỏ sót trách nhiệm.

Ví dụ thực tế:

Hãy xem xét một đội marketing với 20 thành viên. Nếu không có kế hoạch công việc rõ ràng và vai trò cụ thể cho từng cá nhân, mọi người có thể gặp phải các tình huống như:

• Trùng lặp nhiệm vụ: Nhiều người cùng làm một công việc dẫn đến lãng phí thời gian.
• Bỏ sót nhiệm vụ: Một số nhiệm vụ quan trọng không được giao do ai cũng nghĩ người khác sẽ làm.
• Thiếu sự phối hợp: Không có sự phân chia hợp lý, dẫn đến các cá nhân làm việc thiếu liên kết và mất thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh.

Ngược lại, một nhóm nhỏ 5-7 người với nhiệm vụ rõ ràng, ví dụ:

• 1 người chuyên về content,
• 1 người phụ trách quảng cáo trực tuyến,
• 1 người quản lý SEO,
• 1 người phân tích dữ liệu,
• 1 người điều phối tổng thể,

sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Mỗi cá nhân hiểu rõ vai trò của mình và cách công việc của họ đóng góp vào mục tiêu chung, từ đó tăng năng suất và chất lượng công việc.

Thật vậy, Ranh giới giữa “đủ” và “thừa” nhân sự nằm ở chỗ tổ chức có chiến lược, vai trò cụ thể và sự phối hợp hiệu quả giữa các cá nhân. Chất lượng luôn quan trọng hơn số lượng.

2. Ba câu hỏi để xác định số lượng nhân sự cần thiết

Trước khi mở đơn tuyển dụng, hãy trả lời các câu hỏi sau để đảm bảo chiến lược nhân sự hiệu quả:

Câu 1: Tuyển người để làm gì?

Mỗi đợt tuyển dụng cần có mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Việc xác định rõ lý do giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực và tránh lãng phí.

• Mục tiêu ngắn hạn: Tuyển dụng để đáp ứng các nhiệm vụ tạm thời hoặc dự án ngắn hạn. Ví dụ:
  • Tổ chức một sự kiện diễn ra trong 1-2 ngày yêu cầu nhân sự thời vụ để hỗ trợ logistics, phục vụ khách, hoặc điều phối hoạt động.
  • Một chiến dịch khuyến mãi ngắn hạn cần bổ sung nhân viên telesales trong vòng 2 tuần để tăng cường tiếp cận khách hàng.
• Mục tiêu dài hạn: Tuyển dụng nhằm xây dựng đội ngũ vững mạnh cho sự phát triển lâu dài. Ví dụ:
  • Phát triển sản phẩm mới đòi hỏi nhân viên kỹ thuật với chuyên môn sâu và cam kết dài hạn.
  • Xây dựng đội ngũ kế thừa cho các vị trí quản lý yêu cầu đào tạo và thử nghiệm trong thời gian dài.

Lưu ý: Việc không làm rõ mục tiêu có thể dẫn đến tuyển sai người, gây mất thời gian và chi phí.

Câu 2: Công việc yêu cầu gì và nguồn lực hiện tại ra sao?

Không phải lúc nào việc “tăng thêm người” cũng là giải pháp tốt. Thay vào đó, cần xác định:

• Công việc cần thực hiện: Xác định chi tiết từng nhiệm vụ và mức độ quan trọng để biết liệu có cần thêm nhân sự hay không.
• Kỹ năng cần có: Liệt kê các kỹ năng bắt buộc và bổ trợ để tránh tuyển người không phù hợp. Ví dụ:
  • Một chiến dịch marketing yêu cầu tiếp cận 100 khách hàng mới trong 1 tháng.
  • Nếu mỗi nhân viên có thể đạt được 20 khách hàng/tuần, bạn cần ít nhất 5 người trong đội ngũ.
• Thời gian thực hiện: Xác định thời gian hoàn thành công việc để quyết định hình thức tuyển dụng (nhân viên chính thức, cộng tác viên, hay thời vụ).

Lưu ý: Tuyển người mà không rõ yêu cầu công việc sẽ dẫn đến sự không phù hợp trong kỹ năng và năng suất.

Câu 3: Đội ngũ hiện tại có thể đáp ứng đến đâu?

Trước khi bổ sung nhân sự mới, cần đánh giá khả năng và hiệu suất của đội ngũ hiện tại. Điều này giúp giảm thiểu việc tuyển dụng không cần thiết.

• Khả năng hiện tại: Xác định rõ nhân sự hiện tại có thể đảm nhiệm được bao nhiêu phần trăm khối lượng công việc. Điều này bao gồm việc xem xét:
  • Kỹ năng và kinh nghiệm của từng thành viên.
  • Thời gian làm việc thực tế họ có thể cống hiến.
• Quy tắc “7 ± 2”: Một trưởng nhóm có thể quản lý hiệu quả từ 5-9 người. Nếu đội ngũ vượt quá con số này, việc giao tiếp, quản lý và phối hợp sẽ kém hiệu quả, dẫn đến giảm năng suất.

Ví dụ:

• Nếu bạn có một trưởng phòng hiện quản lý 7 người, có thể cần bổ sung thêm 1-2 người tùy thuộc vào khối lượng công việc.
• Nếu trưởng phòng đã quản lý hơn 9 người, hãy cân nhắc cơ cấu lại nhóm hoặc bổ nhiệm thêm người quản lý trung gian trước khi tuyển thêm nhân viên.

Trước khi tuyển dụng, việc trả lời ba câu hỏi trên sẽ giúp bạn tối ưu hóa quá trình tìm kiếm nhân sự. Điều này đảm bảo bạn tuyển đúng người, đúng việc, và hỗ trợ tổ chức hoạt động hiệu quả mà không lãng phí nguồn lực.

LÀM SAO XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ TRONG DÀI HẠN

Thay vì tuyển dụng ồ ạt, hãy tập trung xây dựng một đội ngũ chất lượng:

• Đầu tư vào đào tạo: Đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ hiện tại giúp tăng năng suất mà không cần mở rộng nhân sự.
• Định hướng rõ ràng: Giao nhiệm vụ cụ thể, đo lường hiệu quả công việc và định hướng vai trò rõ ràng giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực.
• Phân chia công việc hợp lý: Tận dụng hiệu quả từng cá nhân thay vì để tiềm năng bị lãng phí.

Mô hình 6 Steps của ActionCOACH cung cấp một lộ trình rõ ràng để doanh nghiệp xây dựng đội ngũ bền vững, hướng đến thành công lâu dài. Trong đó, bước “Team – Đội ngũ” đóng vai trò then chốt.

Bước “Team – Đội ngũ” nhấn mạnh:

1. Xác định vai trò và mục tiêu: Mỗi nhân viên cần hiểu rõ nhiệm vụ và vai trò của mình trong mục tiêu chung của tổ chức.
2. Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả: Tạo sự gắn kết trong đội ngũ và phát triển khả năng lãnh đạo mạnh mẽ ở cấp quản lý.
3. Đào tạo liên tục: Giúp nhân viên nâng cao năng lực và phát triển bền vững, từ đó gia tăng giá trị cho doanh nghiệp.

Giới thiệu sơ lược về mô hình 6 Steps

Mô hình 6 Steps là hệ thống quản trị gồm 6 bước cụ thể, được thiết kế để giúp doanh nghiệp tăng trưởng hiệu quả:

1. Mastery (Làm chủ): Xây dựng nền tảng vững chắc trong quản lý tài chính, vận hành, và thời gian.
2. Niche (Tập trung): Định vị thị trường, xây dựng chiến lược sản phẩm/dịch vụ phù hợp.
3. Leverage (Đòn bẩy): Tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả hoạt động.
4. Team (Đội ngũ): Xây dựng đội ngũ mạnh mẽ, có khả năng tự vận hành.
5. Synergy (Cộng hưởng): Đồng bộ hóa tất cả các yếu tố trong doanh nghiệp để tạo giá trị cộng hưởng.
6. Results (Kết quả): Đạt được lợi nhuận cao và tăng trưởng bền vững.

Tuyển dụng không chỉ là tìm thêm người mà là chiến lược xây dựng đội ngũ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Thay vì ưu tiên số lượng để “cảm thấy an tâm,” hãy đặt câu hỏi “Tuyển người để làm gì?” và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng đội ngũ hoặc tối ưu hóa chiến lược nhân sự, hãy liên hệ với ActionCOACH để tìm hiểu thêm về mô hình 6 Steps. Với sự hỗ trợ của các COACH, bạn sẽ có lộ trình phát triển vững chắc và hiệu quả lâu dài.