Tháng hai 11, 2022

4 LỜI KHUYÊN THAY ĐỔI ĐỂ TỐI ĐA HÓA NĂNG SUẤT ĐẾN TỪ NHÀ TƯ VẤN DOANH NGHIỆP

4 Lời Khuyên Thay Đổi Để Tối Đa Hóa Năng Suất Đến Từ Nhà Tư Vấn Doanh Nghiệp

Các nhà tư vấn doanh nghiệp khuyên rằng hãy bắt đầu một ngày của bạn với những nhiệm vụ khó nhất, hãy hoàn thành những nhiệm vụ dễ dàng nhất vào cuối ngày

Trong cuốn sách The McKinsey Edge của mình, cựu nhà phân tích của McKinsey, Shu Hattori, thảo luận về chiến lược quản lý thời gian mà ông đã học được khi thực hiện các dự án đòi hỏi sự cố gắng cho các khách hàng trong danh sách Fortune 100.

Ông gợi ý rằng hầu hết mọi người nhạy bén nhất vào sáng sớm. Vì vậy, Hattori đã học cách gánh vác một ngày của mình với những công việc đòi hỏi nhiều tinh thần nhất. Trong trường hợp của tôi, tôi có xu hướng làm những công việc khó nhất, theo định hướng thời hạn trong “ca” buổi sáng đầu tiên của tôi.

Mỗi ngày trôi qua, Hattori sắp xếp các công việc ngày càng trở nên dễ dàng. Chỉ đến tối muộn, Hattori mới kiểm tra hộp thư đến để trả lời những câu hỏi tương đối ít suy nghĩ.

Những phát hiện này được hỗ trợ bởi nghiên cứu được thực hiện bởi giáo sư đại học Christoph Randler, người đã phát hiện ra rằng năng suất có tương quan với công việc buổi sáng đối với hầu hết mọi người. Khi thời gian trôi qua, hầu hết mọi người đều trở nên kém năng suất hơn.

Sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên các nhiệm vụ

Dwight D. Eisenhower là một bậc thầy về tổ chức và ưu tiên. Trong Chiến tranh thế giới thứ hai, ông là chỉ huy tối cao của các lực lượng đồng minh, giám sát các hoạt động của nhà hát châu Âu. Từ năm 1953 đến năm 1961, ông là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ.

Trong suốt sự nghiệp lâu dài của mình, Eisenhower đã phát triển một khung ưu tiên đã được các nhà tư vấn doanh nghiệp sử dụng kể từ đó. Ma trận Eisenhower sử dụng ma trận bốn hộp để giúp mọi người sắp xếp thứ tự ưu tiên trong ngày của họ. Trên trục X là các cột “khẩn cấp” và “không khẩn cấp” và trên trục Y là các hàng “không quan trọng” và “quan trọng”.

Bất cứ điều gì khẩn cấp và quan trọng nên được thực hiện. Nếu dự án không khẩn cấp nhưng quan trọng thì nên lên kế hoạch cho một ngày sau đó. Nếu công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thì nên giao cho người khác. Và nếu nó không quan trọng và không khẩn cấp, nó nên được loại bỏ.

Tư vấn doanh nghiệp khuyên rằng hãy đi làm sớm để tránh bị phân tâm

Các cuộc họp thường làm giảm năng suất, nhưng chúng cũng thường không có sẵn. Tất nhiên, việc tránh gặp gỡ khách hàng là một thách thức đối với các nhà tư vấn doanh nghiệp. Sau tất cả, sự hài lòng của khách hàng có lẽ cũng quan trọng không kém so với việc hoàn thành công việc. Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Bain & Company, các nhà quản lý cấp trung và lãnh đạo cấp cao dành khoảng 50% thời gian của họ cho các cuộc họp.

Cách tốt nhất để tránh sự phân tâm của các cuộc họp thường là đến văn phòng càng sớm càng tốt. Như tôi đã đề cập trước đó, dù sao thì buổi sáng sớm cũng là thời gian làm việc hiệu quả hơn. Và vì các cuộc họp thường được tổ chức sau 9:00 sáng nên việc đến sớm có thể cung cấp cho các nhà tư vấn doanh nghiệp bận rộn một vài giờ yên tĩnh quý báu để hoàn thành các dự án quan trọng nhất.

Tư vấn doanh nghiệp khuyên rằng ưu tiên các nguồn lực

Đôi khi những kỳ vọng của khách hàng hoặc nội bộ chỉ đơn giản là không thực tế. Chính tại thời điểm này, các nhà tư vấn doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm biết được giới hạn của họ và yêu cầu các nguồn lực bổ sung. Cách có trách nhiệm nhất để yêu cầu các nguồn lực bổ sung đó là tóm tắt hậu quả nếu các nguồn lực này không được cung cấp cho nhóm quản lý.

Cung cấp cho các nhà quản lý cấp cao bức tranh đầy đủ sẽ giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt để giảm phạm vi của dự án hoặc cung cấp hỗ trợ bổ sung để đáp ứng các kỳ vọng của dự án.

Những nhà tư vấn doanh nghiệp quản lý giỏi nhất cũng là những bậc thầy về quản lý thời gian. Để bắt đầu, lời khuyên tốt nhất của tôi là hãy đi làm sớm và sau đó giải quyết những hạng mục khó khăn nhất trước.