7 BƯỚC CHUẨN BỊ CHO MỘT PHIÊN COACH HOÀN HẢO
Bạn đang là một chuyên gia khai vấn (coach), bạn mới vào nghề và mới trải qua một vài phiên khai vấn, bạn đang tìm kiếm cách thức để luôn có những phiên làm việc với khách hàng hiệu quả nhất. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp bạn tạo ra những phiên coach như mong muốn.
Để phiên khai vấn diễn ra một cách mượt mà, việc chuẩn bị là vô cùng cần thiết. Hãy bắt tay vào chuẩn bị ngay với 7 bước chúng tôi chia sẻ nào!
Bước 1: Công tác hậu cần
- Đầu tiên bạn cần xác định địa điểm hoặc phương thức phiên khia vấn sẽ diễn ra. Nên trao đổi với khách hàng để thống nhất phương thức diễn ra là online (thông qua thiết bị từ xa) hay offline (gặp mặt trực tiếp). Nếu là online thì chúng ta lại tiếp phải tiếp tục quyết định kênh sẽ sử dụng liên lạc như là zalo, google meet, zoom,…. Nếu bạn và khách hàng lựa chọn gặp mặt trực tiếp thì hãy thống nhất địa điểm gặp mặt (nó sẽ đảm bảo các yếu tố vị trí thuận lợi, môi trường phải khá yên tĩnh hoặc có sự riêng tư. Có thể là văn phòng, quán cà phê,….)
- Bất kể là gặp mặt ở đâu, hãy chắc rằng bạn hãy đến sớm một chút. Gặp mặt trực tiếp thì hãy đến địa điểm hẹn sớm 5-10 phút để chọn vị trí thích hợp, thoải mái,…Còn nếu quá online thì hãy kiểm tra đường truyền mạng của nhà mình, lựa chọn chỗ ngồi thoải mái, gọn gàng, và đừng để cuộc trao đổi bị gián đoạn bởi tiếng thú cưng hay lời nhờ vả của các thành viên trong gia đình.
- Cuối cùng hãy nhớ xác nhận thời gian mà phiên khai vấn sẽ diễn ra. Hãy gửi email, tin nhắn để xác nhận lại thời gian, địa điểm và phương thức. Thường thì mọi người để khá bận rộn và đôi khi sẽ quên những lịch hẹn của mình. Vậy nên bạn có thể gửi lời nhắc cách thời gian 1 tuần hay 5 ngày. Và liên hệ trước buổi hẹn một ngày để đảm bảo khách hàng của mình không quên.
Bước 2: Chuẩn bị tinh thần
- Trước mỗi phiên coach, bạn phải chuẩn bị cho mình một tinh thần thoải mái, tràn đầy năng lượng, những rắc rối của cá nhân phải được “xếp gọn”. Nếu không bạn không thể có mặt “đúng lúc” khi khách hàng cần khi mà tâm trí bạn đang quay cuồng, suy nghĩ về hàng trăm điều khác đang xảy trong cuộc sống của bạn có đúng không nào.
- Một số bài tập bạn có thể thực hiện để giúp bạn có được phong độ như yoga, hít thở sâu, thiền, liệu pháp mùi hương (Aromatherapy) hoặc một bài tập thể dục để giảm căng thẳng và làm tăng endorphin (hormone hạnh phúc)
Bước 3: Thiết lập mục tiêu của phiên khai vấn (Coaching)
- Bây giờ chúng ta phải suy nghĩ về mục tiêu của phiên khai vấn. Xem lại các ghi chú của bạn về khách hàng.
- Bạn cũng cần tạo một sườn công việc dự kiến và hãy làm rõ với khách hàng những gì sẽ được giải quyết trong phiên
- Khi cùng khách hàng tạo ra bản kế hoạch cho họ, đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng và nó phù hợp với tình trạng sức khỏe hay các tiềm lực khác của coachee như tài chính, thời gian,…
- Cởi mở và tích cực trong suốt cuộc gặp gỡ là điều vô cùng quan trọng. Lưu ý về ngôn ngữ bạn sử dụng để giúp cho khách hàng của bạn cảm thấy thoải mái và tự tin trong suốt phiên làm việc.
Bước 4: Chuẩn bị các công cụ phù hợp
- Khi chuẩn bị cho phiên khai vấn, hãy thu thập các công cụ cần thiết. Như là chuẩn bị sẵn các tài liệu, ghi chú cần thiết. Nếu bạn cần sử dụng các công cụ trực quan như hình ảnh hay video thông qua Ipad của mình thì nhớ pin luôn trong tình trạng đầy nhé! Cố gắng hình dung quá trình sẽ diễn ra như thế nào để chuẩn bị đầy đủ những thứ cần thiết. Tránh việc cuộc thoại bị gián đoạn do việc bạn cứ đứng lên, ngồi xuống mỗi khi cần một thứ gì đó
Bước 5: Đặt ra và thống nhất các quy tắc cơ bản
- Trước khi bắt đầu, hãy trò chuyện trung thực với khách hàng của bạn để thiết lập một số quy tắc cơ bản. Điều này rất quan trọng, nó giúp họ có mặt tại các cuộc hẹn đúng giờ. Nhắc họ về tầm quan trọng của việc hiện diện trong suốt phiên coaching và yêu cầu họ tắt điện thoại cũng như loại bỏ mọi nguồn gây mất tập trung có thể cản trở sự tập trung hoàn toàn của họ.
Bước 6: Giúp khách hàng có Tư duy đúng đắn (the Right Mindset)
- Trước khi bắt đầu phiên khai vấn, bạn hãy dành một ít phút cùng với khách hàng của mình thực hiện bài tập hít thở sâu hoặc thiền nhanh. Điều này có thể giải phóng tinh thần và cảm xúc của họ. Đồng thời cũng giúp trấn an hay làm hạn chế các vấn đề đang ảnh hưởng đến tâm trí họ tại thời điểm đó. Khách hàng của bạn có thể hiện diện một cách đầy đủ, trọn vẹn trong phiên coaching.
- Sau đó hãy bắt đầu bằng một vài câu chuyện nhỏ, khiến họ tập trung vào điều gì đó tích cực. Rồi hãy dần khai thác sâu và đi vào vấn đề chính của buổi nói chuyện.
Bước 7: Bắt đầu phiên khai vấn thôi nào!
- Mọi thứ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, giờ bạn chỉ cần mở rộng lòng, lắng nghe, trò chuyện với khách hàng của mình và cùng họ tạo ra một kế hoạch phù hợp nhất cho mục tiêu đã đặt ra.
- Nếu đây là phiên khai vấn thứ 2 của khách hàng thì bạn hãy cung cấp những thông tin bạn đã hứa ở phiên trước. Tiếp đó, trao đổi để nắm bắt những thay đổi tích cực của khách hàng. Xem xét để đưa ra những thay đổi cần thiết.
- Sau khi buổi huấn luyện kết thúc, hãy đảm bảo bạn đã ghi chú những thông tin cần thiết để sẵn sàng hỗ trợ cho khách hàng của mình.
Nguồn: Internet
