Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp rơi vào cái bẫy phụ thuộc quá nhiều vào nhân sự. Khi một nhân viên nghỉ việc hay làm việc không hiệu quả, toàn bộ hệ thống có thể chậm lại hoặc thậm chí rối loạn. Vậy làm sao để vận hành doanh nghiệp trơn tru, dù nhân sự có biến động?

1. Xây dựng hệ thống và quy trình rõ ràng

Không có quy trình, nhân sự sẽ phải tự quyết định từng bước một – điều này tạo ra sự không đồng nhất và phụ thuộc vào cá nhân. Thay vào đó, bạn cần:

• Chuẩn hóa từng bước trong quy trình vận hành.

• Áp dụng hệ thống SOP (Standard Operating Procedure).

• Sử dụng phần mềm quản lý để lưu trữ và chia sẻ quy trình.

📌 Gợi ý công cụ: Bạn có thể tham khảo phần mềm như Asana, Trello, hay Notion để tạo checklist và hướng dẫn chi tiết cho từng vị trí công việc.

2. Tự động hóa và công nghệ hóa

Càng nhiều việc có thể tự động, bạn càng ít phụ thuộc vào nhân lực. Hãy bắt đầu bằng việc:

• Tự động hóa chăm sóc khách hàng qua chatbot, email marketing.

• Sử dụng CRM để quản lý thông tin và hành trình khách hàng.

• Ứng dụng phần mềm kế toán, chấm công, quản lý kho…

Việc tích hợp công nghệ không chỉ giúp tăng hiệu suất mà còn giảm lỗi do con người gây ra.

3. Xây dựng văn hóa trao quyền và đào tạo kế thừa

Phụ thuộc xảy ra khi chỉ một vài cá nhân nắm giữ quá nhiều thông tin hoặc kỹ năng. Để tránh điều này:

• Đào tạo chéo giữa các phòng ban.

• Tạo chính sách “backup” cho mỗi vị trí.

• Khuyến khích chia sẻ kiến thức và tài liệu hóa công việc.

Một đội ngũ chủ động và có năng lực kế thừa sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt và bền vững hơn.

4. Đồng hành cùng chuyên gia để tối ưu vận hành

Một chiến lược vận hành thông minh không thể thiếu sự đồng hành từ những người có kinh nghiệm. Tại ActionCOACH, chúng tôi đã đồng hành cùng hàng ngàn doanh nghiệp cải thiện quy trình, xây dựng hệ thống hiệu quả và giảm thiểu rủi ro phụ thuộc vào nhân sự.

👉 Tìm hiểu thêm về chương trình huấn luyện doanh nghiệp hoặc gặp gỡ các nhà huấn luyện (Coach) để được tư vấn trực tiếp.

Việc không phụ thuộc vào nhân sự không có nghĩa là loại bỏ yếu tố con người, mà là xây dựng một nền tảng vững chắc để con người phát triển trong hệ thống, chứ không bị hệ thống phụ thuộc vào con người. Đây là bước đi thiết yếu để doanh nghiệp của bạn tăng trưởng bền vững.

Tham khảo thêm:

• Harvard Business Review – Building a Resilient Company

• Forbes – Why Process Documentation Is Key To Business Growth

ActionCOACH là thương hiệu huấn luyện doanh nghiệp hàng đầu thế giới, hiện diện tại hơn 80 quốc gia và hỗ trợ hàng trăm ngàn chủ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, xây dựng hệ thống bền vững và đội ngũ nhân sự chủ động.

Tại Việt Nam, ActionCOACH đồng hành cùng các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua các chương trình huấn luyện 1-1, nhóm, hoặc đào tạo chuyên sâu theo ngành nghề. Không chỉ giúp bạn thoát khỏi sự phụ thuộc vào nhân sự, chúng tôi còn hỗ trợ bạn xây dựng một doanh nghiệp có thể vận hành mà không cần bạn có mặt mỗi ngày.

👉 Khám phá chương trình phù hợp với doanh nghiệp của bạn tại ActionCOACH Việt Nam.