Đang hot
Một nhà thầu đã mở rộng quy mô từ làm việc cuối tuần lên 13 nhân sự như thế nào – và bài học về những con số giúp doanh nghiệp bền vững
|
|
Phần lớn các doanh nghiệp khởi đầu từ một điều rất đơn giản: người sáng lập giỏi chuyên môn. Bạn bắt đầu kinh doanh bởi vì bạn biết cách làm công việc đó. Tuy nhiên, việc biết cách thực hiện một công việc không có nghĩa là bạn biết cách điều hành một doanh nghiệp. Biết cách đổ bê tông không đồng nghĩa với việc biết cách định giá công trình, và chính khoảng cách này suýt nữa đã khiến công ty xây dựng của Houston Pendry sụp đổ.
Pendry Enterprises khởi đầu giống như rất nhiều doanh nghiệp xây dựng khác. Houston Pendry ban đầu chỉ nhận việc vào cuối tuần, dựa vào giới thiệu truyền miệng và vẫn giữ một công việc toàn thời gian cho một nhà thầu khác. Trong thời gian đó, anh học cách ước tính chi phí và quản lý dự án, đồng thời xây dựng danh sách khách hàng của riêng mình vào các ngày thứ Bảy và Chủ nhật.
Sau đó, đại dịch COVID xảy ra.
1. Khi thị trường tạo ra cơ hội mở rộng quy mô
Trong giai đoạn đại dịch, nhiều ngành kinh tế rơi vào khủng hoảng, nhưng ngành xây dựng lại chứng kiến một xu hướng hoàn toàn khác. Giá trị thị trường xây dựng toàn cầu được dự báo tăng từ 10,7 nghìn tỷ USD vào năm 2020 lên 13,6 nghìn tỷ USD vào năm 2024. Các cơ sở y tế cần được xây dựng nhanh chóng, các dự án nhà ở tăng tốc và các công trình giao thông vẫn tiếp tục triển khai.
Houston nhận ra cơ hội này. Năm 2020, anh chính thức thành lập công ty và quyết định làm việc toàn thời gian cho doanh nghiệp của mình. Chỉ trong vài tháng, công ty nhận được nhiều dự án hơn khả năng xử lý. Các khách hàng thương mại liên tục gọi điện vì họ không thể tìm được nhà thầu bê tông phù hợp. Khoảng trống cung trong ngành xây dựng do đại dịch tạo ra đã giúp doanh nghiệp mới của Houston nhanh chóng tiếp cận những dự án mà thông thường phải mất nhiều năm mới có thể đạt được.
Đến năm 2024, Pendry Enterprises đã có 13 nhân viên và thực hiện nhiều dự án san lấp và thi công bê tông tại bang North Carolina.
Tuy nhiên, có một điều mà bên ngoài không ai nhìn thấy: Houston không biết liệu doanh nghiệp của mình có thực sự đang tạo ra lợi nhuận hay không.
2. Khủng hoảng dòng tiền mà nhiều doanh nghiệp không nói đến
Một doanh nghiệp có thể rất bận rộn nhưng vẫn không có tiền.
Houston liên tục đấu thầu các dự án, ký hợp đồng mới và trả lương cho đội ngũ của mình. Doanh thu vẫn đang chảy vào tài khoản ngân hàng, nhưng nợ cũng tăng theo. Tài khoản ngân hàng có lúc đầy tiền rồi lại nhanh chóng cạn kiệt. Các dự án được hoàn thành, nhưng lợi nhuận lại không xuất hiện ở nơi đáng lẽ phải có.
Vấn đề không nằm ở sự nỗ lực. Vấn đề cũng không nằm ở chất lượng công trình, và càng không phải do thiếu nhu cầu từ thị trường. Vấn đề nằm ở cách định giá.
Houston đã không hiểu sự khác biệt giữa markup (tỷ lệ cộng thêm vào chi phí) và margin (biên lợi nhuận). Anh thường áp dụng mức markup 12% lên chi phí và nghĩ rằng mình đang có lợi nhuận 12%. Nhưng trên thực tế, markup không đồng nghĩa với margin. Ví dụ, markup 20% chỉ tạo ra margin khoảng 16,7%. Khoảng chênh lệch nhỏ này có thể làm dòng tiền thất thoát nhanh hơn nhiều so với những gì bạn tưởng tượng.
Khoảng 35% doanh nghiệp xây dựng mắc chính sai lầm này. Họ nhầm lẫn hai khái niệm này, định giá thấp hơn mức cần thiết và sau đó không hiểu vì sao doanh nghiệp luôn thiếu tiền mặt mặc dù luôn bận rộn.
Tình hình của Houston càng trở nên căng thẳng. Có tới 84% công ty xây dựng từng gặp vấn đề về dòng tiền và 17% trong số đó gặp tình trạng này mỗi tháng. Những vấn đề về dòng tiền có thể làm giảm lợi nhuận tới 47%, làm chậm tiến độ dự án khoảng 33% và khiến 97% nhà thầu phải chịu áp lực tâm lý do việc thanh toán chậm.
Houston đã trải qua tất cả những điều đó. Anh từng nói rằng mình gần như đã mất doanh nghiệp vì “không biết điều mình không biết”.
3. Bước ngoặt: Khi thừa nhận mình không có tất cả câu trả lời
Bạn không thể giải quyết một vấn đề nếu bạn không nhìn thấy nó.
Houston biết rằng doanh nghiệp của mình đang gặp vấn đề. Anh làm việc nhiều hơn, nhận thêm dự án, nhưng vẫn không cải thiện được tình hình. Tuy nhiên, nhịp độ công việc hàng ngày khiến anh không có thời gian để dừng lại và phân tích doanh nghiệp một cách rõ ràng.
Lúc đó, một người bạn nhắc đến khái niệm business coaching – huấn luyện doanh nghiệp.
Houston chưa từng nghe đến điều này trước đây. Anh không biết Business Coach là ai hay họ có thể giúp gì. Nhưng khi doanh nghiệp rơi vào tình trạng khó khăn, anh quyết định tìm hiểu.
Houston kết nối với Jason Barry từ ActionCOACH.
Những cuộc trao đổi đầu tiên giữa họ không nói về động lực hay tư duy tích cực. Chúng xoay quanh các con số. Jason giải thích cho Houston sự khác biệt giữa markup và margin, hướng dẫn cách tính chi phí cho từng công việc và cách theo dõi lợi nhuận của từng dự án thay vì chỉ nhìn vào số dư tài khoản ngân hàng.
Houston nhận ra rằng trước đó anh chỉ đang đoán.
Và việc đoán mò không thể giúp một doanh nghiệp mở rộng quy mô bền vững.
4. Những hệ thống giúp doanh nghiệp ngừng thất thoát tiền
Bạn không thể quản lý điều mà bạn không đo lường.
Jason đã giúp Houston triển khai ba hệ thống nền tảng trong doanh nghiệp.
Trước hết là hệ thống kế toán và theo dõi chi phí theo từng dự án. Mỗi công trình được theo dõi riêng biệt, bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, thiết bị và chi phí vận hành. Nhờ đó, Houston có thể thấy rõ dự án nào thực sự tạo ra lợi nhuận và dự án nào đang làm doanh nghiệp mất tiền.
Thứ hai là hệ thống quản lý bảng lương và tài chính. Houston thuê một quản lý văn phòng để xử lý các công việc hành chính mà trước đây anh tự làm. Điều này giúp anh có thêm thời gian tập trung vào chiến lược kinh doanh và đảm bảo rằng các số liệu tài chính luôn được cập nhật chính xác.
Thứ ba là chiến lược định giá dựa trên chi phí thực tế. Thay vì ước lượng lợi nhuận, Houston học cách tính toán mức giá cần thiết để đạt được biên lợi nhuận mong muốn. Khi đã hiểu công thức, việc định giá trở nên đơn giản và rõ ràng hơn rất nhiều.
5. Tăng giá – quyết định khó khăn nhưng cần thiết
Phần khó nhất không phải là học các hệ thống này mà là thực sự áp dụng chúng.
Khi Houston quyết định tăng giá dịch vụ, đội ngũ của anh lo ngại rằng doanh nghiệp sẽ mất tất cả các hợp đồng. Họ tin rằng khách hàng sẽ không chấp nhận mức giá cao hơn.
Houston vẫn quyết định tăng giá.
Một số dự án bị mất, nhưng những dự án còn lại mang lại lợi nhuận tốt hơn. Chỉ sau vài tuần, doanh thu đã ổn định. Anh đấu thầu ít dự án hơn nhưng vẫn đạt mức doanh thu tương đương trước đây. Những khách hàng chấp nhận mức giá mới thường dễ hợp tác hơn, thanh toán đúng hạn và tiếp tục sử dụng dịch vụ trong các dự án sau.
Hiện nay, ba khách hàng lớn cung cấp tới 90% khối lượng công việc cho Pendry Enterprises. Nhiều dự án thậm chí không cần đấu thầu nữa mà khách hàng gọi trực tiếp cho Houston.
Đó là điều xảy ra khi doanh nghiệp định giá dựa trên giá trị thay vì khối lượng công việc.
6. Kỹ năng quan trọng nhất để mở rộng quy mô doanh nghiệp
Một doanh nghiệp không thể mở rộng quy mô nếu chủ doanh nghiệp là điểm nghẽn trong mọi quyết định.
Houston có lợi thế vì trước đây anh từng làm quản lý dự án. Anh hiểu cách giao việc và xây dựng cấu trúc đội ngũ. Khi bắt đầu Pendry Enterprises, anh không cố gắng làm mọi việc một mình. Anh tuyển dụng người để xử lý các nhiệm vụ mà mình không cần kiểm soát trực tiếp và tập trung vào việc ước tính chi phí, xây dựng quan hệ khách hàng và ra quyết định chiến lược.
Huấn luyện doanh nghiệp giúp anh tiến xa hơn khi thiết lập các giá trị cốt lõi và mục tiêu đội ngũ. Những yếu tố này không chỉ là khẩu hiệu mà trở thành bộ lọc cho mọi quyết định kinh doanh. Khi phải lựa chọn một dự án hay khách hàng, Houston có thể kiểm tra xem chúng có phù hợp với giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp hay không.
Nếu không phù hợp, anh sẽ từ chối.
7. Sứ mệnh giúp doanh nghiệp kiên trì vượt qua khó khăn
Houston không chỉ muốn xây dựng một công ty xây dựng thành công. Anh còn tham gia các hoạt động truyền giáo trong cộng đồng và mong muốn có thể chăm lo cho gia đình mà vẫn có thời gian dành cho họ. Trong tương lai, anh muốn giúp những chủ doanh nghiệp khác tránh những sai lầm mà mình từng mắc phải.
Sứ mệnh đó giúp anh kiên trì ngay cả khi dòng tiền căng thẳng và áp lực tài chính tăng cao. Một doanh nghiệp có mục tiêu lớn hơn lợi nhuận thường có khả năng phục hồi tốt hơn trong những giai đoạn khó khăn.
Houston đặt mục tiêu nghỉ hưu ở tuổi 50, bán doanh nghiệp của mình và dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động cộng đồng. Anh thậm chí đang nghĩ đến việc huấn luyện các nhà thầu khác.
Đó chính là sự thay đổi tư duy mà huấn luyện doanh nghiệp mang lại: từ việc chỉ cố gắng tồn tại sang việc xây dựng di sản.
Câu chuyện của Houston Pendry cho thấy việc mở rộng quy mô doanh nghiệp không chỉ đến từ cơ hội thị trường hay khối lượng công việc. Nó đến từ việc hiểu rõ các con số, xây dựng hệ thống vận hành và có góc nhìn chiến lược từ bên ngoài.
Houston bắt đầu bằng những công việc cuối tuần, mở rộng doanh nghiệp lên 13 nhân viên trong thời kỳ đại dịch và suýt mất tất cả vì không hiểu rõ cấu trúc lợi nhuận. Huấn luyện doanh nghiệp đã giúp anh biến sự hỗn loạn thành một hệ thống vận hành rõ ràng và bền vững.
Đã đến lúc mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn
Nếu doanh nghiệp của bạn đang bận rộn nhưng lợi nhuận không tăng, nếu dòng tiền luôn căng thẳng dù doanh thu cao, hoặc nếu bạn đang muốn mở rộng quy mô nhưng chưa có hệ thống phù hợp, có thể bạn đang gặp những vấn đề tương tự như Houston từng gặp.
ActionCOACH đã có hơn 30 năm kinh nghiệm giúp các doanh nghiệp xây dựng hệ thống, tối ưu lợi nhuận và mở rộng quy mô bền vững.
👉 Tìm hiểu thêm về chương trình huấn luyện doanh nghiệp:
https://actioncoach.vn/
👉 Khám phá hệ sinh thái tăng cường năng lực doanh nhân BCA Group:
https://bcagroup.net/