Tháng sáu 29, 2021

TƯ VẤN DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG KPI

KPI – Key Performance Indicators là tập hợp các chỉ số “trọng yếu” nhằm đo lường/ đánh giá hiệu suất (hay kết quả thực hiện công việc) của tổ chức. Đối tượng phản ảnh KPI bao gồm hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận và cả cá nhân trong từng giai đoạn, chu kì kinh doanh nhất định.

Theo David Parmeter (2009), có 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất. Đó là:

KRI (Key Result Indicator) – Chỉ số kết quả cốt yếu, bao gồm:

Sự hài lòng của khách hàng
Lợi nhuận trước thuế
Khả năng sinh lời của khách hàng
Sự hài lòng của nhân viên
Tỷ suất sinh lời trên vốn

PI (Performance Indicator) – Chỉ số hiệu suất

Lợi nhuận ròng từ dòng sản phẩm chính
Lượng bán hàng ngày hôm trước
Khiếu nại từ những khách hàng chủ chốt
Số lượng đơn hàng giao trễ cho khách hàng

RI (Result Indicator) – Chỉ số kết quả

Lợi nhuận ròng từ dòng sản phẩm chính
Lượng bán hàng ngày hôm trước
Khiếu nại từ những khách hàng chủ chốt

KPI (Key Performance Indicator) – Chỉ số hiệu suất cốt yếu

Tên mục tiêu KPI
Tầm quan trọng (trọng số) của KPI
Chỉ tiêu thực hiện
Tần suất đo lường KPI
Công cụ/ cách thức/ nguồn minh chứng kết quả thực hiện
Người phụ trách thực thi KPI

VAI TRÒ CỦA KPI TRONG DOANH NGHIỆP

KPI là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động quản trị với những lợi ích:

KPI là một công cụ được sử dụng để giao nhiệm vụ, định hướng hoạt động, đo lường mức độ hoạt động, đo lượng mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và đơn vị gắn với việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. KPI đo lường “sức khoẻ” của doanh nghiệp hoặc bộ phận để rút kinh nghiệm và cải thiện hiệu quả hoạt động. Từ đó, giúp doanh nghiệp hoạt động theo hướng đi mong muốn.
Các cấp độ của KPI cũng được phân rã từ cấp công ty tới từng đơn vị/ bộ phận và cuối cùng là cấp cá nhân giống như việc phân rã các cấp độ của mục tiêu.
Kiểm soát và thúc đẩy mọi người.
Có thể giúp khâu quản lý nhận biết thành quả của công ty hoặc phòng ban hoặc tại một bộ phận nào đó. Từ đấy tạo cơ chế khen thưởng và cộng nhận thành tích.

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG KPI

Bước 1: Đánh giá tổng thể ( Organizational Assessment)

Phân tích & đánh giá tổng thể thực trạng doanh nghiệp gồm: Tầm nhìn, sứ mệnh, kỳ vọng khách hàng, yếu tố quyết định thành công, SWOT, lợi thế cạnh tranh, sơ đồ tổ chức, chiến lược, hệ thống, quy trình, chính sách, con người, văn hoá…

Bước 2: Xây dựng chiến lược (Strategy Formulation)

Sau khi doanh nghiệp đã phân tích môi trường kinh doanh và xác định được tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi,…Bước tiếp theo là lựa chọn các chiến lược phù hợp. theo kinh nghiệp triển khải thành công của các chuyên gia khuyến nghị không nên chọn quá 4 chiến lược.

Bước 3: Xác định mục tiêu và kết quả chiến lược (Strategy Objectives & Result)

Bước này giúp doanh nghiệp trả lời 2 câu hỏi:

Doanh nghiệp cần phải đạt được những mục tieeu gì để giúp chiến lược đã lựa chọn thành công?

Các kết quả sơ bộ nào để có thể đánh giá chiến lược này không?

Bước 4: Xây dựng bản đồ chiến lược cấp công ty (Stragtegy Mapping)

Xây dựng bản đồ chiến lược cấp công ty theo 4 phương diện: tài chính, khách hàng, quy trình, học hỏi và phát triển).

Bước 5: Xây dựng thước đo (Performance Measures)

Bước này giúp trả lời cho câu hỏi “Làm sao biết doanh nghiệp đã thực hiện thành công một mục tiêu chiến lược nào đó? Nó được thể hiện qua thông số nào?”

Bước 6: Xây dựng giải pháp chiến lược (Key Strategic Initiative)

Bước này giúp trả lời cho câu hỏi “Với mục tiêu chiến lược đã xây dựng, doanh nghiệp cần lựa chọn các giải pháp nào để đạt được các mục tiêu đó?”.

Bước 7: Ứng dụng phần mềm quản trị chiến lược (Automation)

Doanh nghiệp cần một hệ thống theo dõi và đánh giá quá trình thực thi chiến lược, thể hiện một bức tranh tổng thể rõ ràng và trực quan, nhờ vào các thông số được hợp nhất từ nhiều bộ phận, nhầm phục vụ cho công tác điều hành và chỉ đạo kịp thời của Ban lãnh đạo. Quá trinhg này không thể triển khai thủ công mà cần sự tự động hoá dựa trên các phần mềm chuyên biệt.

Bước 8: Phân bổ (Cascading)

Trong quá trình này, các nguyên tắc , phương pháp làm cần phải được đồng bộ chặt chẽ, nếu không có thể dẫn đến các KPI phòng ban, bộ phận cá nhân sẽ không liên kết được với KPI công ty. Đặc biệt, một trong các yếu tố không kém phần quan trọng đó chính là công cụ lượng hoá, đo lường và đánh giá từ cấp cá nhân đến cấp công ty.

Bước 9: Phong cách lãnh đạo và văn hoá (Leadership style & Culture)

Xây dựng và phát triển phong cách lãnh đạo, văn hoá doanh nghiệp phù hợp để nuôi dưỡng và tối ưu hoá được KPI. Đây là điểm mấu chốt quyết định gần như việc thành hay bại của dự án KPI.

Bước 10: Đánh giá và hiệu chỉnh (Evaluation)

Hệ thống KPI mà doanh nghiệp vừa xây dựng chỉ là viễn cảnh trong phòng thí nghiệm. Khi môi trường kinh doanh thay đổi, nguồn lực thay đổi,…chiến lược của doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo. Điều này sẽ phải khiến cho hệ thống KPI thay đổi một cách linh hoạt. Một trong những dấu hiệu nhận biết hệ thống KPI thành công chính là tổng thời gian đội ngũ điều chỉnh mất bao lâu khi chiến lược, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thay đổi.